Discovery Identifier les attentes utilisateurs, comprendre les problèmes rencontrés et imaginer les solutions - Fondamentaux

- Diagnostic / Etat des lieux o Comprendre les enjeux métier  Contexte de l’étude • Qui est commanditaire ? • Qui est décideur ? • Qui est destinataires ? • Quelles sont les parties prenantes ?  Problème à résoudre  Objectifs à atteindre  Contraintes à respecter o Collecte d’informations • Atelier utilisateurs • Entretiens • Questionnaires • Immersion sur site o Micro miroir (Allience) o Parcours client (Allience) • Analyse documentaire • Auto enregistrement o Modélisations des processus métier  Délimiter un processus • Objectif • Entrées/Sorties • Etapes • Responsabilités • Déclencheurs lancement / fin • Règles, directives, etc. • Interactions avec d’autres processus  Analyse situation métier • Organisationnelle (acteurs métier) • Processus métier (activité et tâches) • Système d’information (application, postes de travail, etc.)  Identifier • Existant o Déclencheurs o Pré-conditions o Acteurs o Tâches o Outils o Opérateurs logiques o Résultat attendu • Dysfonctionnement de l’existant • Exigences / Cible / Résultat attendu • Contraintes o Décrire la cible métier  Modélisation des processus  Proposer des options • Scénario 0 : si on ne fait rien que se passe-t-il ? • Scénario extrême : on casse tout • Scénario intermédiaire : crédible et accessible • Proposer évaluation scénario des gains (resp. métier), des coûts (resp. IT), Business case (resp. AMOA)

- Outils  BPMN  Matrice des rôles et responsabilités  PERT  GANTT  SWOT  Benchmark  Matrice RACI  Matrice pouvoir/intérêt (cartographie des acteurs)  Diagramme de flux ?  Ishikawa  Storyboarding  Matrice des risques  Brainstorming  Mindmaps  Value Stream Mapping (cartographie des processus)  Maquettage  Prototypage  Roue de Deming – Plan / Do Check / Act  Matrice de Stacey – Evaluer la compexité d’un projet pour déterminer l’approche appropriée  Modèle Cynefin – Evaluer la complexité d’un problème pour déterminer l’approche appropriée - Ateliers - Frameworks / Méthodes  CQQCOQP • Quoi o A quelle problématique le projet répond-t-il ? Quel est le problème à résoudre ? o Quel est le périmètre du projet ? o Où s'arrête-t-on ? Quels sont les points qui sont hors périmètre projet ? o Quels sont les critères d’achèvement ? o Quels sont les impacts liés au projet ? o Quels sont les résultats attendus sur ce projet ? o Liste des livrables indispensables ? o Quelles sont les priorités, les renoncements possibles ? o Prérequis à respecter pour garantir la réussite de ce projet ? o Quels sont les risques identifiés sur ce projet ? Quelles solutions mettez-vous en place pour limiter la survenance de ces risques ? o Quels sont les indicateurs clés (KPI) à suivre ? • Qui o Qui est le chef de projet pressenti sur ce projet ? o Quels sont les profils pressentis pour rejoindre l'équipe projet ? o Quelle est la disponibilité de ces ressources humaines ? o Est-il nécessaire de recruter des ressources supplémentaires dans l'équipe ? o A quels prestataires ou partenaires peut-on faire appel pour se faire épauler sur ce projet ? o Quelles sont les interlocuteurs côté client / utilisateurs finaux ? o Y a t-il des parties prenantes externes (fournisseurs, partenaires, éditeurs de logiciels, etc) ? o Les utilisateurs clés sont-ils déjà identifiés et informés de leur rôle ? o Qui anime les comités de pilotage ? o Qui participe aux différents comités ? • Où o Quels sont les locaux / sites qui sont concernés par le projet ? o Y a t-il des déplacements de prévus sur ces sites et si oui pour qui ? o Y a t-il une salle de réunion ou un bureau de réservé pour l'équipe projet ? o Le télétravail est-il envisageable ? o Faut-il prévoir de se déplacer chez le client afin d'animer les comités de pilotage ou peut-on les faire en visio à distance ? • Quand o Quelle est la date de réalisation “au plus tard” du projet ? o Quelle est la date de réalisation “au plus tôt” du projet ? o Quels sont les principaux jalons que vous avez déjà envisagés ? o Quelles sont les dates et étapes clés du projet ? o Quand doit démarrer le projet ? o Quelle est la fréquence à programmer et la durée pour les comités projet ? o Quelle est la fréquence et la durée des comités de pilotage ? o Quelle est la charge de travail estimée sur ce projet ? o Avez-vous déjà travaillé sur un plan de charge des ressources ? o Quelles sont les principales échéances de ce projet ? • Combien o Quel est le ROI estimé pour ce projet ? o Quel est le budget alloué à ce projet ? o Quelle taille d'équipe envisagez-vous ? • Pourquoi o Dans quel contexte évolue le projet ? o Quels sont les enjeux et les objectifs du projet ? o Quelle est l'idée maître du projet ? De quoi s'agit-il ? o Qu'est-ce qui justifie ce projet ? o Pourquoi mener ce projet ? Pourquoi est-ce nécessaire ? o Quels sont les points identifiés qui doivent être améliorés une fois le projet terminé ? o Quel est le changement espéré en réalisant ce projet ? o Qu'est-ce qui caractérise la situation actuelle ? o Que se passerait-il si le projet venait à échouer ? Quels seraient les impacts pour vous ? o Que se passerait-il si le projet est un succès ? Quels seraient les impacts pour vous ? • Comment o Prévoyez-vous l'acquisition de matériels ou de logiciels sur ce projet ? o Est-il nécessaire de prévoir des formations pour les membres de l'équipe projet ? o Est-il nécessaire de prévoir des formations pour les utilisateurs finaux ? o Y a t-il des contraintes spécifiques à respecter sur ce projet ? o Y a t-il une méthodologie de gestion de projets qu'il faudra absolument respecter ? o Doit-on utiliser des outils ou modèles spécifiques pour les documents de gestion de projet ? o Quelles sont les modalités de communication avec l'équipe projet ? Et avec le client et les parties prenantes ? o Quelles sont les modalités de partage de fichiers avec l'ensemble des parties prenantes ? o Y a t-il des règles de sécurité informatique à respecter ? o Existe t-il des retours d'expérience ou des bilans projet concernant des projets similaires que l'on pourrait consulter afin d'éviter de reproduire les mêmes erreurs tout en adoptant les méthodes de travail qui ont prouvé leur succès ?  Value Proposition Design  Business Model Canvas  Matrice de décision  Méthode Delphi  Modèle Kano  Dot voting  Arbre de décisions  Focus group  Entretiens • 5 pourquoi  Lean Management • Identification de la valeur • Cartographie de la chaîne de valeur • Création d’un flux • Instaurer une méthode de régulation • Rechercher une amélioration continue • Les 8 gaspillages du Lean o Non-qualité / Défauts o Surproduction o Attente o Potentiel humain non-exploité o Transport o Stocks o Mouvements inutiles o Processus excessifs  Design thinking • Immersion o Divergence o Convergence • Idéation o Divergence o Convergence • Prototypage • Test - Livrables  Etude d’opportunité / Business case  Expression de besoins  Etude de faisabilité  Etat des lieux  Etude de risques  Note de cadrage  Plan du projet  Comitologie projet • Kick off • CoDir • CoPil • CoProj

- Bonnes pratiques / Ne pas oublier o Valider la description de l’existant avec les parties prenantes et les décideurs o Démarche bottom-up / du particulier au général : on modélise une tâche avant l’activité et avant le processus auquel elle appartient o Identifier distinctement les tâches ajoutées, modifiées, supprimées, inchangées et automatisées sur une modélisation o Décrire les dysfonctionnements avant de chercher des solutions o Tenir compte des points forts et pas seulement des points faibles o Etudier ce qui va être mis en place chez les concurrents et pas simplement ce qui existe actuellement o Provisionner des marges et des risques dans le planning o Adapter le niveau de détail en fonction du risque o Rédiger des exigences métier et SI / IT propose des solutions couvrant les exigences o Tendre vers la simplicité o Créer les conditions de la décision